NOAM Nieuwsbrief 80 - juni II 2008

Abonneer je gratis op deze nieuwsbrief , mail ons hier: mailto:noam@planet.nl

Preview: het 4SFC-model

Binnenkort publiceren wij over het 4SFC-model, een model dat wij al enkele jaren hanteren maar nog nooit goed op papier hebben gezet. De afkorting 4SFC staat voor het 4-solution-focused competencies model. Het model bestaat uit een assenstelsel dat vier veelvoorkomende competenties beschrijft die in verschillende soorten situaties bruikbaar zijn in het contact met uw cliënt. De horizontale as beschrijft welke doelen centraal staan. Aan de linkerkant staan interne doelen, de eigen doelen van de cliënt. Aan de rechter kan staan externe doelen, doelen die van buitenaf op de cliënt afkomen, bijvoorbeeld organisatiedoelen. De verticale as beschrijft waar de oplossingen vandaan komen. Onderaan staan interne oplossingen, oplossingen die uit de cliënt zelf komen. Bovenaan staan externe oplossingen, oplossingen die niet vanuit de cliënt zelf komen maar van buitenaf, zoals uit het hoofd een coach of manager of uit een managementboek. Wanneer de eigen doelen van de cliënt centraal staan, kan de oplossingsgerichte professional gebruik maken van de rollen helpen en trainen uit het schema. Wanneer niet de eigen doelen van de cliënt centraal staan maar externe doelen dan kan de oplossingsgerichte professional gebruik maken van de rollen sturen en instrueren. tot zover deze preview. Binnenkort meer informatie over dit model.

Eenvoud en Soberheid
Vandaag begeleidde ik (GSB) een team van HR professionals, die een turbulente periode achter de rug hadden met een verhuizing, een veranderende rolinvulling, een nieuwe leidinggevende en een aantal nieuw startende en vertrekkende collega’s. Al die turbulentie had tot wrijving en een uitbarsting geleid en de nieuwe leidinggevende wilde graag het team een positieve impuls geven. De structuur van de bijeenkomst was heel eenvoudig opgebouwd uit drie onderdelen en de nabesprekingen van alle onderdelen was heel sober.

Wat gaat goed-carrousselIn steeds wisselende duo’s bespraken de teamleden wat er goed gaat met henzelf en met het team. Na elke ronde schreven ze op post-its wat er goed gaat en plakten ze dit op een flipover. Bij het nabespreken stelde ik telkens dit soort vragen: Waaraan merk je dat dit goed gaat? Wat is het voordeel ervan dat dit goed gaat? Wat levert het je op dat dit goed gaat? Hoe hebben jullie dit bereikt?

Toekomstprojectie
In meerdere subgroepjes gingen de teamleden hun gewenste toekomst invullen. De vragen die ze daarbij beantwoorden waren: Stel we zijn een jaar verder en we vullen onze veranderende rol naar tevredenheid in. Wat gaat er dan goed? Waaraan merken onze klanten en collega’s dat? Wat hebben we dan verder veranderd en verbeterd? Elk subgroepje presenteerde vervolgens hun flipover vel en terwijl de anderen luisterden schreven zij op post-its wat hen met name aansprak en op welke ideeën dit ze bracht.

WaarderingsmuurOp een flipover vel schreven alle teamleden hun naam in een hokje en vervolgens schreef iedereen bij elkaar op wat men in elkaar waardeert. Bij elk teamlid ontstond een vrolijk bontgekleurd overzicht van kwaliteiten en wat dat teamlid inbracht in het team. De nabespreking bestond eruit dat per persoon werd opgelezen wat men in die persoon waardeerde en vervolgens haalde ik er 1 waarderingspunt uit waarover ik de volgende soort vragen stelde: Waaraan merk je dat deze persoon dit inbrengt? Wat is het voordeel ervan voor het team? Wat vind je er plezierig aan?Na afloop van de drie uur durende bijeenkomst spraken de teamleden af om concrete stappen met elkaar te gaan uitwerken. In de evaluatieronde waren er verbaasd opgetogen reacties:“ik dacht, nou dat wordt nog lastig om iets te noemen wat goed gaat, maar jeetje zeg wat gaat er al veel goed!”“de aanleiding om deze bijeenkomst te organiseren was natuurlijk negatief, maar deze bijeenkomst was juist heel constructief!”“ik vreesde dat we neppe rollenspelletjes moesten doen om onze communicatie te verbeteren, dus ik kwam niet zo positief binnen…maar ik ga wel heel positief weg!”“heel erg constructief om zo met elkaar aan de toekomst te werken. Het heeft me echt heel veel gebracht”.“er is zoveel uitgekomen! Het overtreft mijn verwachtingen. Wat kun je ver komen met elkaar als je constructief en waarderend met elkaar in gesprek gaat!”

Programma bezinningsdag
Veel mensen die beginnen met het toepassen van oplossingsgerichte technieken hebben baat bij het lezen van voorbeeldaanpakken. Daarom volgt hier een eenvoudig voorbeeld van een aanpak die gevolgd is bij een team van een Regionaal Opleidings Centrum in het oosten van het land. Het doel was om een bezinningsdag te verzorgen voor de ongeveer 25 medewerkers van afdeling van de opleiding Onderwijsassistent. De oorspronkelijke formulering van de vraagstelling was: "Wat is onze motivatie, wat is onze drijfveer voor geven van onderwijs binnen de opleiding Onderwijsassistent en hoe waarborgen we de kwaliteit? Met andere woorden wat is onze innerlijke passie, waar gaan we voor?". Na een gesprek werd het doel van de bijeenkomst als volgt geherformuleerd: Deze jaarlijkse bezinningsdag heeft als doel om een bijdrage te leveren aan het ontwikkelen van de kwaliteit van het werken, het plezier in het werk en aan het verder verbeteren van de teamgeest. Tijdens de sessie wordt ruimte geboden aan het expliciteren van de eigen passie en innerlijke overtuigingen en drijfveren. Het programma van de dag zag er als volgt uit:

Programma bezinningsdag - Team Opleiding Onderwijsassistent

Ochtend
• Start
• Sprankelend moment
• Toekomstprojectie
• Wat wil je behouden?
• Hoe wil je dat het wordt?
• Wat is de volgende stap?
• De complimentenmuur
• Nuttigvraag

Middag
• Brainstorm verwachtingen en grenzen
• Sturen op verwachtingen en grenzen
• Feedback
• Nuttigvraag
• Afsluiting

Hieronder volgt een toelichting op de onderdelen van het programma.

Start: welkom, nuttigvraag, doel, aanpak. Aftrap door de leidinggevende van de afdeling

Sprankelend moment. De deelnemers vormen duo's en vertellen elkaar in enkele minuten tijd over een voldoening schenkend moment op hun werk de afgelopen weken (een sprankelend moment). Degene die luistert naar het verhaal moedigt aan en vraagt nieuwsgierig door tot hij de situatie voor zich ziet.

Toekomstprojectie: een oefening die is gericht op het in kaart brengen van de gewenste situatie voor het team en die leidt tot concrete stapjes vooruit voor ieder individueel teamlid. De oefening bestaat uit de volgende drie onderdelen:

1. Wat wil je behouden? (de continueringsvraag) In duo's beantwoorden de deelnemers de vragen: a) Wat hoeft er niet te veranderen omdat het al goed (genoeg) gaat? b) Welke verbeteringen heeft het team het afgelopen jaar weten te bereiken?

2. Hoe wil je dat het wordt? Bij dit onderdeel maken we een sprong in de tijd van (bijvoorbeeld) een jaar en we stellen dat het team er in geslaagd is om (nog) betere resultaten te bereiken. De volgende vragen worden in drie subgroepen beantwoord: a. Wat gaat er straks beter? (en wat zijn hiervan de voordelen?), b. Waaraan merken ANDEREN binnen en buiten de organisatie straks dat het team succesvoller is geworden? (de perspectiefwisselingsvraag) De antwoorden worden genoteerd op een flip-overvel en de subgroepen presenteren hun antwoorden aan elkaar.

3. Wat is de volgende stap? In duo's beantwoorden de deelnemers de volgende vragen: a) Welke signalen wijzen er op dat de afdeling er in kan slagen om (nog) succesvoller te gaan worden? welke positieve aanwijzingen zie je daarvoor? b) welke stappen kan het team op korte termijn zetten om verdere verbeteringen te bereiken? c) welke concrete kleine stap zou jij zelf al heel snel kunnen en willen zetten om hier een goed begin mee te maken? d) hoe kan het management wat jou betreft zo goed mogelijk bijdragen aan de verbeteringen?

De complimentenmuur: de deelnemers worden uitgenodigd om over elkaar te benoemen wat zij in elkaar waarderen.

De nuttigvraag: bij de afsluiting van de ochtend wordt iedereen uitgenodigd om voor zichzelf te benoemen op gele post briefjes te noteren hoe de ochtend nuttig is geweest en welke stap vooruit zij willen zetten. De briefjes worden vervolgens op een flip-overvel verzameld.

Brainstorm verwachtingen en grenzen. Ga uiteen in groepjes van vier. Beantwoord met elkaar de volgende vier vragen en schrijf de antwoorden van de groep op een flip-overvel. Na afloop worden de antwoorden plenair gepresenteerd. Het is niet nodig om definitieve standpunten te formuleren of beslissingen te nemen over deze onderwerpen. Het doel van deze oefening is vooral om ideeën te genereren en in kaart te brengen hoe ieder over dit soort vragen denkt.

Wat verwachten we minimaal van iedere collega? Waaraan moet ieder teamlid minimaal voldoen zodat het team succesvol kan zijn? Welk positief gedrag moet ieder teamlid in ieder geval laten zien?
1.
2.
3.

Welke grenzen gelden er voor ieder teamlid? Wat is niet de bedoeling in het team? Welk gedrag willen we niet zien?
4.
1.
2.

Wat verwachten we minimaal van iedere leerling? Waaraan moet iedere leerling minimaal voldoen zodat hij/of zij goed mee kan doen op school?
1.
2.
3.

Welke grenzen gelden er voor iedere leerling? Wat is niet de bedoeling in de klas? Welk gedrag willen we niet zien van leerlingen?
1.
2.
3.

Sturen op verwachtingen en grenzen: Ga uiteen in duo's en beantwoord en beantwoord samen de volgende vragen.

1. Bedenk beiden eens mooi voorbeeld van een situatie waarin het je al eens gelukt is om een leerling die niet deed wat er van hem of haar verwacht werd duidelijk te maken wat er van hem of haar verwacht wordt. Beschrijf hoe dit de leerling heeft geholpen om beter te gaan functioneren.

2. Bedenk beiden eens een mooi voorbeeld van een situatie waarin het je al eens is gelukt om een leerling die storend gedrag vertoonde effectief te corrigeren. Wat heb je toen gedaan? Wat werkte er goed?

3. Bedenk samen op wat voor ideeën dit jullie brengt om goed te kunnen sturen op verwachtingen en grenzen in de klas.

Feedback: Ga uiteen in duo's en beantwoord en lees onderstaand tekstje over feedback. Beantwoord vervolgens samen de vragen die eronder staan.

Voor teams is het meestal nuttig wanneer teamleden vaardig zijn in het geven van feedback aan elkaar. Als voorbeeld kun je denken aan het open en constructieve manier bespreken van gemaakte fouten zodat deze kunnen worden opgelost en een volgende keer kunnen worden voorkomen. Het versterken van deze feedbackvaardigheid heeft meestal verschillende voordelen zoals: 1) door effectiever feedback te geven zijn we beter op de hoogte van wat er speelt, 2) daardoor kunnen we effectiever als team reageren en samenwerken, 3) daardoor kunnen we fouten voorkomen en een betere kwaliteit aan de klant bieden.

1. Waaraan zou jij merken dat deze vaardigheid sterker wordt in het team?
a.
b.
c.

2. Wat voor bijdrage kun jij zelf leveren aan het verbeteren van de feedback in het team?
a.
b.
c.

Evaluatie
De dag verliep op een prettige en constructieve wijze. Door de aard van de programmaonderdelen konden alle teamleden goed hun meningen en ideeën kwijt. De teamleden boden elkaar goed de ruimte en reageerden respectvol op elkaar. Ze toonden een grote betrokkenheid bij hun werk en met het team en kwamen met veel ideeën voor verdere verbetering naar voren. Na afloop van de dag is er door twee teamleden een verslag opgesteld waarin alles wat besproken en geproduceerd was op de dag vermeld stond. ik kreeg was dat er een constructieve en goede sfeer in het team bestaat.